Secretária Executiva :: Araruama e/ou Rio de Janeiro

CONEXÃO TALENTO BUSCA PARA SEU CLIENTE : Assessora Executiva / Secretária Executiva

Nosso cliente é aJB4INFO que busca uma Assessora Executiva para atuar diretamente no suporte aos sócios da empresa, com maior proximidade da CEO, contribuindo para a organização, execução e otimização da rotina executiva e administrativa.

Buscamos uma profissional altamente organizada, confiável, discreta, proativa e executora, que tenha capacidade de antecipar necessidades, acompanhar compromissos e prazos, organizar informações e garantir que as decisões e demandas sejam efetivamente transformadas em ações.

Mais do que administrar agendas, essa profissional terá um papel estratégico na proteção da agenda dos executivos, acompanhamento de decisões, cobrança de responsáveis e antecipação de problemas, permitindo que os sócios concentrem seus esforços nas atividades de maior impacto para o negócio.

É fundamental que seja uma pessoa com senso de dono, boa comunicação, maturidade profissional e capacidade de construir uma relação próxima e de confiança com os executivos.

Assessoria aos sócios

• Atuar como braço direito dos sócios na organização e condução de demandas executivas.
• Gerenciar e proteger as agendas dos executivos, organizando compromissos, reuniões e prioridades.
• Estruturar blocos de agenda e garantir o cumprimento dos compromissos planejados.
• Criar lembretes, acompanhar pendências e antecipar necessidades.
• Identificar conflitos de agenda e propor soluções de forma proativa.
• Resolver demandas que possam ser solucionadas sem necessidade de envolvimento direto dos sócios.
• Manter comunicação próxima com os executivos, desenvolvendo capacidade de leitura de suas necessidades e preferências.

Gestão de reuniões e acompanhamento de decisões

• Organizar reuniões de diretoria, conselho, governança e demais encontros executivos.
• Preparar documentos, materiais e informações necessárias para as reuniões.
• Participar de reuniões quando necessário.
• Elaborar atas e registrar decisões, responsabilidades e prazos.
• Acompanhar a execução das decisões tomadas.
• Cobrar responsáveis e acompanhar prazos junto às lideranças da empresa.
• Manter controle atualizado de pendências e garantir follow-up até a conclusão.

Gestão administrativa

• Organizar documentos, contratos, correspondências e informações relevantes.
• Acompanhar contratos dos sócios e demandas administrativas relacionadas.
• Elaborar relatórios, apresentações e controles gerenciais.
• Realizar controles de despesas, compras e demandas administrativas.
• Executar compras de materiais, insumos, equipamentos e itens necessários para o escritório.
• Interagir com fornecedores e prestadores de serviços.
• Apoiar a organização administrativa do escritório e suas necessidades operacionais.

Viagens e logística

• Planejar e organizar viagens nacionais e eventuais viagens internacionais.
• Realizar reservas, organização de itinerários, deslocamentos e demais providências logísticas.
• Acompanhar alterações e imprevistos relacionados às viagens.
• Apoiar os executivos durante deslocamentos, garantindo que a logística esteja organizada.
• Disponibilizar suporte em viagens pessoais dos sócios quando necessário.

Suporte pessoal aos executivos

• Apoiar os sócios em demandas administrativas e pessoais que contribuam para a organização de sua rotina.
• Auxiliar na organização de compromissos pessoais, eventos, viagens e outras demandas.
• Apoiar eventualmente na gestão de pagamentos, serviços e demandas de terceiros.
• Atuar com absoluto profissionalismo e confidencialidade em informações pessoais e empresariais.

Contratação:

PJ

Remuneração:

Estamos trabalhando com Pretensão Salarial

Horário de trabalho:

Segunda à sexta: horário comercial.

A posição será inicialmente em modelo híbrido, com maior proximidade presencial no início da atuação para integração, alinhamento de rotina e construção de confiança.

Local de trabalho:

Arauama, mas a profissional deverá ter disponibilidade para atuar eventualmente no escritório da empresa no Rio de Janeiro, além de poder acompanhar os executivos em determinados deslocamentos e viagens.